3.1.2.1. Contabilización de las Compras.

Al departamento de compras le corresponde la adquisición de las materias primas necesarias en la cantidad y precio adecuados con una calidad optima, en el momento oportuno y del proveedor adecuado. El departamento de producción solicita al Almacén a través del formato de requisición de materias primas, los materiales que de acuerdo con la planeación de producción se van a requerir en la fabrica durante un periodo.

El documento denominado Orden de Compra es el que se utiliza para especificar al proveedor las materias primas que la empresa requiere. El departamento de compras selecciona a los proveedores y les envía los pedidos a través de las ordenes de compra.


La recepción de las materias primas provenientes de las diferentes órdenes de compra le compete al Almacén de Matera Prima. El procedimiento inicia con la recepción de los materiales enviados por los proveedores y termina cuando el documento Entrada a Almacén, junto con la Factura y la Orden de Compra, son enviados para pago.


En el caso de devolución se debe canalizar esta a través del departamento de compras, pero es Almacén al que le compete atender la devolución y elaborar el documento. Las copias de los documentos de compras se deben despachar respectivamente a los departamentos de Almacén, Contabilidad y Compras para su control y contabilización.


A continuación se ilustran ejemplo de formatos de Orden de Compra, Entrada de Almacén y de Nota de Devolución de Materias Primas al Proveedor.